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Derechos Humanos Proveedores y contratistas

Proveedores y Contratistas

Proveedores y contratistas

Contamos con un sistema de gestión de proveedores para prevenir los riesgos de vulneración de derechos humanos que puedan sobrevenir de nuestra relación con la cadena de suministro.

Promovemos el respeto de los derechos humanos por parte de proveedores, contratistas y distribuidores y verificamos que nuestras relaciones comerciales mantienen un comportamiento alineado con nuestros compromisos a través de nuestros procesos de selección, calificación y control.

Cada año trabajamos para afianzar la relación con nuestra cadena de suministro, lo que nos permite ejercer nuestra capacidad de influencia y prevenir riesgos de vulneración de derechos humanos y nos esforzamos en que mantengan estándares éticos, sociales y ambientales adecuados y alineados con nuestra normativa interna. Además, en los contratos incluimos cláusulas específicas de respeto a los derechos humanos.

Gestión responsable de nuestros proveedores y contratistas

La gestión responsable de la cadena de suministro es uno de los aspectos fundamentales de nuestra prevención y mitigación de riesgos porque plantea riesgos específicos y está vinculada con la generación de empleo y el desarrollo económico local, que son una de las expectativas principales de las comunidades donde operamos. 

Disponemos de cuerpo normativo y un sistema de gestión de la cadena de suministro que vela por la integridad en las relaciones que la compañía mantiene con sus proveedores y contratistas a fin de asegurar que los contratistas y proveedores mantienen un comportamiento acorde con nuestros compromisos. Conforme a nuestros criterios de actuación y a nuestras Condiciones Generales de Compra y Contratación se persigue la integridad en las relaciones con nuestra cadena de valor sobre medio ambiente, seguridad, comportamiento ético y derechos humanos. Además, nuestro Código de Ética y Conducta de Proveedores define las pautas de conducta que deben orientar la actuación de las empresas con las que mantenemos una relación contractual.

Asimismo, en nuestras relaciones comerciales requerimos el cumplimiento de estándares internacionalmente reconocidos además de las disposiciones relativas a seguridad, medio ambiente, comportamiento ético y de respeto a los derechos humanos que se encuentran vigentes en la normativa interna. Cuando algún proveedor o contratista no es capaz de cumplir con estos principios, no está autorizado a participar en peticiones de oferta, ni puede ser adjudicatario de pedidos o contratos.. Las empresas subcontratistas también deben superar nuestro proceso de calificación en función del nivel de criticidad del servicio que suministran y del tipo de instalación de Repsol en el que van a desarrollar su actividad.

La estructura de nuestras Condiciones Generales de Compras y Contrataciones replica todas las obligaciones de nuestros contratistas a sus subcontratistas y las verifica en todo el proceso de la cadena de suministro: requerimientos solicitados en las bases de oferta, aspectos calificados y ponderados en la evaluación técnica, obligaciones contractuales, evaluación de desempeño, etc.

Además, mediante la difusión del Código de Ética y Conducta de Proveedores a nuestros proveedores, hacemos extensible el cumplimiento de los estándares éticos, sociales y ambientales a sus subcontratistas.

Proceso de evaluación de los Proveedores

Nuestro sistema de gestión de la cadena de suministro evalúa a los proveedores para identificar los riesgos económicos, técnicos, sociales, éticos o ambientales en las distintas etapas por los que pasa la relación comercial que establezcamos:

  • Mediante el Registro de proveedores, identificamos proveedores potenciales para los diferentes bienes y servicios, y les avanzamos los requisitos que deberán cumplir para su calificación como las pautas de conducta recogidas en el Código de Ética y Conducta de Proveedores.
  • En la fase de calificación, verificamos la idoneidad del proveedor para el suministro de un bien o servicio, analizando aspectos empresariales, financieros, técnicos, sistemas de gestión de calidad, seguridad y medioambiente implantados, así como aspectos éticos y de derechos humanos.
  • Durante la negociación con el proveedor, incorporamos las Condiciones Generales de Compras y Contrataciones que incluyen una cláusula específica de sostenibilidad que el proveedor debe cumplir.
  • Tras la realización de los trabajos, o durante la ejecución de los mismos, realizamos una evaluación del desempeño del proveedor, donde analizamos si el trabajo desempeñado por el proveedor cumple con los aspectos de gestión, calidad, seguridad, medioambiente, laborales, ética y derechos humanos demandados. Esta evaluación también ayuda a completar la información del proveedor o contratista en el proceso de recalificación y sirve para establecer un proceso de valoración sistemática y documentada de los aspectos más significativos de la relación con los proveedores actuales. Es obligatorio realizar al menos una evaluación de desempeño anual a todos los proveedores de criticidad alta que hayan entregado algún bien o realizado algún servicio durante el último año.
  • Con los resultados obtenidos de las evaluaciones, y teniendo en cuenta la necesidad del negocio, podemos decidir desarrollar a un proveedor, siguiendo distintas alternativas que la normativa permite.

Mecanismos de control

Mecanismos de control

Proceso de calificación 

Nuestro proceso de calificación de proveedores trata de mitigar los riesgos provenientes de la cadena de suministro, identificando proveedores críticos y verificando su idoneidad para el suministro de los distintos bienes y servicios de una manera sostenible: analiza aspectos empresariales, financieros, técnicos, sistemas de gestión de calidad, seguridad y medioambiente, así como aspectos éticos y de derechos humanos. Este proceso alcanza mayor o menor profundidad dependiendo del importe económico y de la criticidad de la compra o contratación a realizar. 

Para definir los niveles de criticidad tenemos en cuenta el impacto que el fallo de suministro de los bienes y servicios puede tener en los procesos operacionales, en la seguridad, accidentes, aspectos laborales, ambientales, imagen, éticos y de derechos humanos, etc. De esta manera, establecemos cuatro niveles de criticidad: muy baja, baja, media y alta. El nivel de criticidad asignado a una actividad establece los requisitos mínimos para la calificación de un proveedor, pero bajo ciertas circunstancias puede ser deseable incrementar estos requisitos de calificación a un nivel mayor cuando se trate de contratos a largo plazo, con altos volúmenes, o de actividades que puedan tener impactos importantes en las comunidades cercanas.

Para la calificación de un proveedor con criticidad muy baja, en Repsol requerimos de los datos identificativos del proveedor.

En el caso de la calificación de un proveedor con criticidad baja requerimos al proveedor la cumplimentación de un cuestionario de calificación simplificado que incluye información empresarial, económico-financiera, técnica, sistemas de gestión de calidad, seguridad y medioambiente implantados, y temas éticos y derechos humanos, que serán validados por los distintos especialistas.

Para proveedores calificados con criticidad media o alta, requerimos que el proveedor cumplimente un cuestionario de calificación avanzado, que ahonda aún más en los mismos aspectos empresariales, económico-financieros, técnicos, sistemas de gestión de calidad, seguridad y medioambiente implantados, y éticos y de derechos humanos, que también requieren de la aprobación de los distintos especialistas. 

Mediante la calificación un proveedor adquiere la aprobación para suministrar un bien o servicio durante un máximo 4 años. A la finalización de este plazo se deberán analizar de nuevo sus capacidades con objeto de valorar si es posible ampliar dicha validez por otro periodo igual. Para la primera renovación de la calificación será posible simplificar dicho proceso en base a superar un análisis de su situación económico financiera, y de un desempeño positivo durante el periodo en que ha estado calificado.

Bajo nuestro espíritu de mejora continua estamos revisando nuestro proceso de calificación de proveedores, estudiando la introducción de cambios en tres sentidos: 

  • No basar su calificación en la cumplimentación de cuestionarios sino en la aportación y verificación de evidencias de calificación, que serán específicas para cada actividad. 
  • No mantener la calificación de un proveedor hasta un máximo de 4 años, sino que la validez del proveedor dependa de la caducidad y renovación de las evidencias de calificación requeridas, de manera que tenga que estar continuamente actualizándolas. 
  • Incorporar chequeos puntuales y periódicos de proveedores mediante servicios externos de verificación de aspectos de integridad, corrupción y soborno. 

Además, estamos trabajando en un nuevo procedimiento de calificación de proveedores que incorpore una aceptación explícita del Código de Ética y Conducta de Proveedores por parte del proveedor, como requerimiento obligatorio para la calificación del proveedor.

Por último, para la calificación de un proveedor con criticidad alta, requerimos la realización de una auditoría de calificación, donde revisammos en las instalaciones del proveedor, mediante una visita y entrevistas a varios empleados, la veracidad de toda la información entregada. 

Estos análisis se completan con auditorías técnicas, si los especialistas técnicos así lo demandan, y con auditorías sociales (ética y derechos humanos), si la combinación actividad-país adquiere un alto riesgo reputacional: en este caso también podemos realizar auditorías a proveedores cuya relación con el país de suministro no arroje un elevado riesgo potencial. 

Auditorías 

Parte del sistema de gestión de la cadena de suministro es la realización de auditorías y evaluaciones de desempeño para identificar riesgos sociales, éticos o ambientales y actuar a tiempo para su corrección: nuestra preocupación por el desarrollo económico de los lugares donde operamos es constante, y, en especial, por el de los proveedores locales a los que contratamos. Por eso utilizamos diferentes herramientas de Gestión de Proveedores a lo largo del Proceso de Compras: 

Nuestra normativa de compras y contrataciones exige la realización de:

  • Auditorías de calificación a los proveedores para verificar la información aportada durante el proceso de calificación. 
  • Evaluaciones de desempeño que analicen el trabajo realizado y sirvan para completar la información del proveedor o contratista en el caso de que tenga que volver a ser calificado. 
Nuestras auditorías de calificación a proveedores son obligatorias para proveedores y contratistas, antes de iniciar su relación comercial, de acuerdo a la criticidad del bien o servicio que vayan a suministrar. En el caso de los proveedores con criticidad alta exigimos el desarrollo de una auditoría, principalmente realizada a través de empresas externas contratadas, aunque el personal propio lleva a cabo algunas de ellas. En estas auditorías se evalúan los aspectos económico y financiero, gestión de calidad, seguridad y medioambiente y procesos de fabricación. 

Nuestras evaluaciones de desempeño establecen un proceso de valoración sistemática y documentada de los aspectos más significativos de la relación con los proveedores actuales. A través de las evaluaciones de desempeño identificamos situaciones de riesgo potencial. Al identificar incumplimientos, trabajamos conjuntamente con el proveedor en la propuesta de medidas para su corrección. A través de esta evaluación buscamos: 

  • Medir cuantitativamente el desempeño, para que la toma de decisiones tenga la mayor objetividad posible. 
  • Contar con una herramienta para mantener o modificar el estado de calificación del proveedor. 
  • Considerar criterios adicionales a tener en cuenta en la selección de proveedores para la participación en peticiones de oferta. 

La realización de al menos una evaluación de desempeño anual es obligatoria, para todos los proveedores de criticidad alta que hayan entregado algún bien o realizado algún servicio durante el último año. La variedad de los bienes y servicios adquiridos por la compañía hace difícil determinar unos indicadores únicos de evaluación, por lo que las distintas unidades han ido desarrollando los que han considerado más adecuados para su gestión propia y los van incorporando a sus sistemas de calidad, de información y seguimiento de acuerdos con proveedores, si bien estos indicadores deben consolidar en los aspectos de gestión, calidad, seguridad y medio ambiente. 

En cualquier caso, los aspectos sobre los cuales es imprescindible realizar la evaluación de los proveedores son: 

  • Calidad: aspectos funcionales y/o de rendimiento del bien o servicio
  • Gestión: aspectos operativos, de responsabilidad social y comerciales del proveedor. 
  • Seguridad: relativa a las personas o a los bienes 
  • Medio Ambiente: de acuerdo con la legislación y normativa vigentes.
Las distintas auditorías nos permiten identificar y evaluar los impactos de los proveedores sobre prácticas laborales, los derechos humanos, la corrupción y la seguridad y el medio ambiente. La profundidad con la que analizamos los distintos asuntos es mayor cuanto más crítico es el proveedor por el tipo de bien o suministro que realiza o por el lugar dónde lo fabrica o lo presta. Por lo general, en las auditorías de calificación, revisamos principalmente los sistemas de gestión de calidad, seguridad y medio ambiente, así como el código de ética, el respeto a los derechos humanos, las prácticas laborales y medidas contra el fraude y la corrupción, verificando que la información aportada en la calificación es verídica.
Las auditorías sociales analizan en detalle los aspectos cubiertos por la auditoría de calificación, así como la gestión de la cadena de suministro del proveedor o contratista. 

La mayor parte de nuestras auditorías son realizadas por empresas auditoras externas. A todos los proveedores auditados les enviamos el informe final, para que puedan poner en marcha un plan de acción que les permita mejorar los aspectos identificados durante la auditoría. 

Cuando concluimos una relación contractual con un proveedor, tratamos de mitigar los posibles impactos negativos incluyendo en los contratos las medidas necesarias para asegurar el correcto traspaso del mismo. Para ello, se establece un periodo de trabajo conjunto entre el proveedor anterior y el siguiente, para asegurar la continuidad de los procesos y evitar los impactos negativos, así como la transmisión correcta de información. También tratamos de evitar estas situaciones mediante la descalificación de los proveedores por un mal desempeño en los aspectos éticos, ambientales, laborales y de derechos humanos e incluimos cláusulas de auditoría en los contratos que nos permiten revisar su desempeño. 

Otras medidas preventivas, que nos ayudan a mitigar los riesgos de nuestra cadena de suministro, son las sesiones que hemos organizado para explicar todos los procedimientos y normativa de compras que exigimos, especialmente nuestras jornadas sobre seguridad dirigidas a los contratistas que prestan distintos servicios en los complejos industriales. Nuestro reconocimiento a los proveedores con mejor desempeño en seguridad nos permite reforzar también una cultura de seguridad y prevenir impactos potenciales en nuestras operaciones.

Además, hemos implantado una nueva herramienta que nos ha permitido realizar revisiones puntuales y periódicas a proveedores para verificar y hacer el seguimiento de la información sobre corrupción y soborno que nos han facilitado nuestras contrapartes. Por último, seguimos revisando el clausulado de los contratos para incluir cláusulas específicas sobre seguridad, medio ambiente, respeto de los derechos humanos o anticorrupción, además de la realización de auditorías sobre estos asuntos. Los proveedores o contratistas que no alcanzan el cumplimiento de nuestros estándares y requisitos no están autorizados a participar en peticiones de oferta, ni pueden ser adjudicatarios de pedidos o contratos. 

La estructura de nuestras Condiciones Generales de Compras y Contrataciones replica todas las obligaciones de los contratistas a los subcontratistas de éstos, obligaciones que son requeridas y verificadas en todo el proceso de la cadena de suministro. A su vez, las empresas subcontratistas también deben superar el proceso de calificación. En nuestro Código de Ética y Conducta de Proveedores marcamos las pautas de actuación en el desarrollo de sus actividades, así como con sus propias relaciones comerciales: exigimos a todos los proveedores que compartan y adopten las pautas de actuación contenidas en el código.

Procesos de evaluación de proveedores

Aspecto Proceso de Calificación Auditoría de calificación Auditoría social
Ambientales SI SI SI
Gestión ambiental SI SI SI
Gestión de emisiones SI SI SI
Gestión de eficiencia energética SI SI SI
Gestión de residuos SI SI SI
Laborales
Prácticas de empleo SI SI SI
Prácticas de salud SI SI SI
Gestión de la seguridad SI SI SI
Incidentes (maltrato verbal, psicológico o físico, coacción o acoso) NO SI SI
Salarios y remuneración SI SI SI
Horario de trabajo SI SI SI
Derechos humanos
Trabajo infantil SI SI SI
Trabajo forzoso SI SI SI
Discriminación SI SI SI
Libertad de asociación y negociación colectiva SI SI SI
Derechos de la población indígena NO NO SI
Gestión de las fuerzas de seguridad y formación SI SI SI
Anticorrupción
Políticas y código de ética SI SI SI
Controles y registros NO SI SI
Formación NO SI SI
Gestión de su cadena de suministro
Proceso de evaluación y selección de proveedores NO NO SI
Auditorías y controles NO NO SI
Respeto de los derechos humanos NO NO SI
Prácticas laborales NO NO SI
Gestión de la seguridad NO NO SI
Gestión ambiental NO NO SI